| 各函授站（点）、校内学生： |
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| 为了做好2017届秋季毕业办证工作，现将2017届秋季毕业生办理毕业证的有关事宜通知如下： |
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| 一、时间安排 |
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| 1、2017年3月6日-4月21日学籍科接收数据、照片（包括纸质照片和电子照片）。 |
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| 2、2017年5月数据汇总。 |
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| 3、2017年5月底，学籍科将学籍异动汇总上报省教育厅审核； |
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| 4、2017年6月，学籍科将毕业数据在教育部平台上进行即时注册，注册通过后长江大学发文；学籍科打印验印册和证书；学籍科负责照片粘贴；档案整理；验印；发证。 |
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| 2017年5月1日以后，学籍科不再接受办证数据，错过办证时间的将转入下一轮办证。 |
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| 二、上报对象及程序 |
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| 1、上报对象： |
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| 本次办证对象是2015年3月入学、学制为2.5年的专科和专升本函授学生及往届未办毕业证的学生。注：往届学生学籍超过6年（指专科和专升本学生）、8年（指高升本学生），其学籍自动取消，不能办证。 |
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| 2、办证程序： |
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| （1）、准备毕业生照片。 |
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| 根据教育部的要求，我校毕业生图像采集工作由新华社湖北分社图象采集部承担。因新华社对照片要求比较高，制作周期比较长，为了不影响今年毕业办证的工作，我校决定照片采集分两步： |
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| 1、对于2017级新生，各教学单位在新生注册时应按新华社的具体要求收齐学生的电子照片，并及时与新华社湖北分社图像采集部联系（联系人：王锋，联系方式：电话：027-68881143，QQ：674121611，网址：http://www.hb.xinhuanet.com/hbcampus/cjzx/index.htm），在学生入学一年内及时完成学生图像的处理工作。并把由新华社处理过的学生照片(包括纸质版和电子版)保存好，在学生毕业时，将照片按上报毕业生数据的顺序，粘贴两张照片在A4纸上，连同电子照片和毕业数据一起交学籍科（没有新华社处理过的照片将不能毕业，请各教学单位务必及时做好安排）。 |
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| 2、对于2015级及2016级等往届生，各教学单位可以在学生毕业当年，及早与湖北教图时代图片有限公司联系（联系人：骆芬，联系方式：电话：027-87122178，QQ：57594949，邮箱地址：mailto:57594949@qq.com），及时完成毕业生图像的处理工作，并将他们处理好的照片按上报毕业生数据的顺序，粘贴两张照片在A4纸上，连同电子照片和毕业数据一起上交给学籍科。 |
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| l新华社湖北分社图像采集部具体要求： |
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| 1、照片为蓝底，图像像素为:480(宽)×640（长），图像大小为：30KB到60KB之间，分辨率为：300dpi,格式为:JPG，照片里的头像不能太大占满内框，四边应留有一定的空间以便备胶裁剪，照片不能ps。 |
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| 2、照片文件名：以电子文档里的序号命名。 |
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| 3、交一份有学生相关信息的电子文档，以《学校名称+站点名称+毕业人数》命名，样表见附件6)，并与照片放在一个文件夹里一起压缩打包。 |
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| 4、收款户名：新华通讯社湖北分社 |
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| 开户行：工行武汉市徐东路支行 |
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| 账号：3202006419200012525 |
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| 行号：825598 |
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| 银联号：102521000343 |
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| 请注明汇款学校名称、站点名及电话 |
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| 用途请注明采集款。 |
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| l湖北教图时代图片有限公司照片具体要求 |
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| 1、照片图像像素为:480(宽)×640（长），图像大小为：30KB以上，分辨率为：300dpi,格式为:JPG，蓝底像片。 |
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| 2、照片文件名以：身份证号命名（如420101198001012342.jpg） |
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| 3、交一份有学生相关信息的电子文档。以命名，样表见附件7，（一定要加考生号） |
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| 4、图像采集收费 |
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| 收款名称：湖北教图时代图片有限公司 |
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| 账号：42001167047053005339 |
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| 开户行：武汉市建行水果湖支行 |
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| 行号：854428。 |
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| 5、毕业时间一定要写清楚，如不是当年毕业的，请用红色标注下。 |
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| （2)准备数据。 |
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| 各站（点）于2017年3月6日前对本站点所有学生（包括还未到办证时间的学生）的基本信息与学籍库信息进行认真核对，对基本信息有误需要变更的，请提前按要求准备好相关材料。并在此基础上整理好毕业办证数据，做好《毕业办证一览表》纸件和电子表格数据，在规定的时间内交学籍科审核，到教学部审核成绩，并到财务科交清学费、教材费等费用。 |
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| 三、注意事项 |
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| （一）关于毕业生照片 |
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| 教育部要求毕业生的照片采集必须由新华社统一采集处理。因此我校决定从2017年新生开始，交新华社统一处理。因新华社在处理照片时要求较高，经常因电子照片不合格而被退回重做，所以各教学点一定要把好电子照片的质量关，严格按要求收集电子照片。新华社照片的制作过程时间较长，因此要求各教学点必须要在学生入学后一年内把学生的电子照片收集齐整，交新华社处理。并把新华社处理后的纸质照片和电子照片保存好，做好存档工作，在学生毕业时按上报的毕业生数据的顺序粘贴两张在A4的纸上（只需要2张），与毕业数据和电子照片一起交学籍科。对于校本部的学生，原则上由学生自行到新华社湖北分社图像采集部散拍，毕业办证时上交纸质照片和电子照片。 |
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| （二）关于数据 |
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| 根据学历即时注册的新要求，各单位应对本站点所有学生的基本信息与学籍库信息进行认真核对，对基本信息有误需要变更的，需在学生毕业前至少半年以上提出申请修改（我校接收信息修改的时间是每年3月份和10月份）。以免影响学生毕业证的正常上网。各教学点不得随意改变学生的学习形式（函授或脱产）、学制、专业及层次，如有与注册学籍库不符的，各院（系）、站（点）须提出书面申请。学生的姓名、身份证号不能随意更改，如确实需要更改，则需要分不同情况提供相应证明：如果是在报成人高考时输入错误，需要学生本人提出申请，把情况写清楚，到当时成人高考报考点（教委招办）签情况属实的意见，并到省级招办、考试院签字确认；并填写《在校生学籍信息更正审批表》，如果是变更姓名或身份证，需要提供县级以上公安部门出具的正式户籍变更证明，及身份证、户口本复印件（加盖户籍公章）。我校将相关证明材料上报省教育厅，教育厅审核通过后方能更改。 |
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| （三）、关于专升本学生办证的几点补充说明： |
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| 1、各站点要认真做好专升本学生的专科毕业信息审核工作，专升本毕业生必须持有具有学历教育资格的高等学校、自学考试机构颁发的专科（或以上）的毕业证，且专升本入学时间不早于专科毕业时间的，方能上报毕业办证数据。教育部已将需要专科核查的学生名单反馈给我校（名单见附表），请教学站点下载后认真清查，对这些学生，站点须在报毕业生数据前，通知学生本人到学历认证中心去认证。专科学历认证通过，学籍信息在教育部平台上处于正常状态后，方能上报毕业数据。对无国家承认的专科毕业证的学生，毕业数据不予上报，站点要做好学生工作，及时清退。 |
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| 2、对于专科毕业证真实但姓名或身份证与专升本学籍信息不符的学生，必须提供相关证明材料，我校审核汇总后报教育厅审核，教育厅审核通过后，方可办理专升本毕业证。 |
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| 四、领证 |
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| 1、毕业证办好后，学籍科负责在我院网站上发布领证通知，请各教学点注意查看，及时到学籍科领取毕业证。 |
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| 2、领取毕业证时一并领取档案，如不按时领取档案按照补办档案处理。 |
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| 附件： |
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| 以下附件需要回复可见1、附件6：新华社照片收集样本.rar | | 文件大小：18KB， 已下载次数： 827 次2、附件5：本专科在校生录取信息更正审批表.doc | | 文件大小：34KB， 已下载次数： 849 次3、附件4：学籍有问题需核查专科信息名单.xls | | 文件大小：294KB， 已下载次数： 771 次4、附件3：长江大学继续教育学院毕业生登记表.doc | | 文件大小：41KB， 已下载次数： 700 次5、附件2：毕业办证数据格式.xls | | 文件大小：17KB， 已下载次数： 674 次6、附件7：湖北教图时代图片有限公司照片收集（样本）.rar | | 文件大小：10KB， 已下载次数： 662 次7、附件1：毕业办证一览表.xls | | 文件大小：20KB， 已下载次数： 806 次 |
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